Répond aux questions : Quoi ? Pourquoi ? Comment ?

Objectif

Un descriptif est le premier document qui construit le projet et permettra de valider sa réalité concrète, de vérifier qu'il est possible de le réaliser et de définir la liste des moyens a priori nécessaires.

En pratique

Il comprend différentes étapes :

• L'objectif défini et formalisé du projet, y compris une notion de date ou de délai
• L'objectif peut être autant qualitatif que quantitatif. Par exemple : dans le cas joint, que peut attendre la Mairie comme retombées concrètes après la découverte et le retour à Trois Clochers sur Seine, des enfants, des habitants du quartier.

La présentation détaillée du projet se compose en termes de :

• Compétences, expériences,
• Tâches ou travaux à réaliser,
• Responsabilités (sous délégation) à prendre et règles éventuelles,
• Moyens (physiques et humains).

Ce point de présentation (ou ce descriptif y compris l'objectif) est généralement appelé cahier des charges tant qu'il est utilisé pour la recherche de fournisseurs ou de prestataires (cahier des charges des moyens en particulier).

Résultat

Le descriptif met en place l'ensemble des acteurs en terme d'échanges et de communication sur le projet, son importance, ses développements, les besoins et moyens à y consacrer. Il permet aussi de préparer l'identification des personnes susceptibles de remplir les postes ou les missions.

À partir de ce document, il convient d'établir en fonction du projet et de sa taille :

• l'organigramme de l'organisation (celui-ci peut se limiter à la liste téléphonique – avec leurs fonctions – des participants dans le pas d'un projet simple),
• le planning avec les notions de dates clés et de délais,
• les annonces de recrutement correspondant aux besoins de personnel,
• les cahiers des charges techniques destinées aux fournisseurs et prestataires.

Dans le cadre d'un projet important, c'est-à-dire où le responsable de projet a à gérer une équipe de plus de quatre ou cinq personnes en direct, il est souhaitable de déléguer le cahier des charges (des besoins et/ou des fonctions) aux différents membres de l'équipe.

Un cahier des charges technique comprend différents points :

• Identification du projet (nom, fonctions concernées, nature, priorité, importance) NB: un projet doit avoir un nom et éventuellement un identifiant graphique (logo, dessins, image),
• Moyens (humains, financiers, équipement ou matériel, documentation...),
• Planification ( il n'est pas nécessaire de disposer d'un outil trés sophistiqué pour planifier, un banal carnet de texte ou agenda suffisent dans la pluspart des cas,
• Organisation (responsable, responsable délégué, participants, intervenants externes, règles spécifiques),
• Communication et contrôle (le contrôle comprend la notion d'évaluation du résultat obtenu).