Pour répondre aux questions : Quoi ? Comment ? Qui ?

Objectif

Une définition de fonction, qui généralement complète un organigramme, définit les objectifs permanents, les tâches principales, les compétences et moyens mis en œuvre et les relations tant hiérarchiques qu'opérationnelles liées à la fonction d'un membre du personnel ou d'une catégorie de membres du personnel d'une organisation (entreprise, administration...).

Des modéles multiples de définition de fonction

Il existe de multiples modèles ou types de définition de fonctions (ou encore, de "Description de Poste"). Cependant, on peut estimer que certains modèles sont plus performants. Parmi ces modèles, l'un, mettant en avant les résultats permanents attendus du poste est probablement le plus riche.

"Permanent" signifie que, quelle que soit la situation de l'entreprise, ces résultats doivent être, dans tous les cas, présents. Ils sont, en quelque sorte, la raison pour laquelle la fonction doit être présente dans l'entreprise. Partant du postulat que "tout poste existe pour produire des résultats", la définition de fonction va se focaliser sur les principaux résultats permanents attendus, en général de 4 à 6, sur un poste d'encadrement, par exemple.

Les SMART

SMART désigne des caractéristiques d'un objectif en termes de gestion de projet :

• Spécifique,
• Mesurable,
• Atteignable,
• Réaliste,
• Temporel.

Pour être pleinement efficaces, les résultats doivent pouvoir être décrits de telle façon qu'on puisse les qualifier de SMART, même si ces résultats ne sont pas quantifiés dans la description de fonction - mais ils doivent être quantifiables.

En pratique

Les descriptions de fonction sont indispensables pour définir de nombreux outils de la GRH. On peut, à partir de celle-ci :

• Définir des référentiels de compétences = de quelles compétences a-t-on besoin pour atteindre les résultats attendus;
• Classer selon leur importance l'impact des postes sur les résultats de l'entreprise par une analyse de job-posting et, delà, définir des échelles de rémunération et réaliser des benchmark internes/externes;
• Définir des modèles d'annonces de recrutement pour un poste type;
• Vérifier que, dans une organisation, il y a bien un responsable identifié devant produire un résultat attendu.