La notion de budget désigne un ensemble de prévisions chiffrées, généralement à court terme (moins d'un an), relative à l'activité d'une fonction ou d'une mission dans le cadre d'un budget confié à un responsable. Un budget se gère via une procédure budgétaire qui est un moyen de suivi et de contrôle des dépenses liés à un projet dans le cadre d'une enveloppe financière définie. Un responsable budgétaire gère des engagements financiers, c'est à dire d'une allocation de moyens préalablement établie. Le budget et la procédure budgétaire se gèrent dans la durée. Le plus souvent, le délai de référence est l'année.

Objectif : la procédure budgétaire

Elle est destinée à limiter ou contrôler le besoin en moyens et par extension monétaire ou financier d'un projet. Un budget est à la fois :

• un centre de responsabilité = un responsable est désigné pour l'engagement des dépenses et éventuellement le suivi des recettes,
• un centre de ressources = c'est-à-dire que le responsable s'assure avant la dépense que celle-ci existe bien
• et un centre d'activité = c'est-à-dire la réponse à un plan d'action déterminé à partir du cahier des charges et des objectifs.

En pratique : les différentes étapes d'un budget

Il comprend différentes étapes :

• une étape préparatoire de définition des besoins et d'affectation des sommes dite étape de prévisions budgétaires,
• une étape de consolidation des besoins et des recettes (dans le cadre d'un projet à nature sociale, les recettes existent néanmoins sous forme de subventions ou de dotations ou encore de donations). La principale différence à ce niveau par rapport à une entreprise est dans la recherche d'un équilibre et non d'un bénéfice.
• des étapes de réalisation et de gestion qui se traduisent par un planning de réunions de contrôle budgétaire. Dans le cadre d'un projet important, une notion de reporting mensuel est souhaitable, c'est-à-dire une information régulière au responsable du projet et au responsable financier (trésorier). En fonction des sommes en jeu, le suivi budgétaire peut être hebdomadaire, mensuel ou trimestriel.

Le résultat attendu d'un budget

Un budget doit être en équilibre et ventilé dans les différentes fonctions. Chaque responsable doit connaître son enveloppe budgétaire et son pouvoir d'engagement (c'est-à-dire la somme qu'il peut engager sans en référer à la personne qui lui a délégué le budget). Le suivi budgétaire est planifié à dates fixes et précisées dès le début de la procédure.

Dans le cadre de budgets relativement importants, il est courant de procéder à un arbitrage budgétaire, au moins, à mi--parcours qui analyse la situation existante et réaffecter une partie des budgets non utilisés.