Un outil est conçu pour répondre à des besoins différents de traitement de l''information :

• l’émission (diffusion),
• la réception,
• le traitement (modification, création),
• l'enregistrement (stockage).

Les actions et la création d'outils

Les outils pratiques

Ils peuvent avoir de nombreuses formes et appartiennent à de grandes familles : Listes, Textes, Tableaux, Plannings, Graphiques, Schémas, éventuellement photos, autres médias.

Les différents types de données sont recueillis sur les supports correspondants et peuvent être réunis ou développés à partir des éléments basiques des grandes familles.

La check liste ou liste de contrôle

Elle permet de pointer la ligne (en positif ou en négatif), c’est-à-dire de contrôler si la question posée est vérifiée, si l’article demandé est présent. La forme la plus classique est la liste de présence. C’est un outil simple et rapide qui répond à de nombreux besoins : inventaire de tâches, inventaire d’idées, etc.

Le texte

C’est au minimum un paragraphe qui enregistre une information (au sens général). Il peut comprendre à la fois des mots et des chiffres. Un outil comprend, en général, différents textes réunis, ordonnés, classés, et éventuellement des éléments d’autres familles. Il se développe en général en liaison avec d’autres textes et des listes ou des tableaux.

Le tableau

Un tableau est le premier moyen simple pour enregistrer des données. Il comprend en général en ligne et en colonnes des éléments de repère. En croisant l’information, il facilite la lecture des données et permet, pour le lecteur, une compréhension, un traitement plus rapide. Un tableau peut être composé de chiffres ou nombres mais aussi de petits paragraphes voire de symboles. Par exemple : c’est le moyen efficace de faire un compte rendu rapide pour une réunion avec peu de membres : on indique un point traité par ligne et l’on porte dans chaque colonne (après des colonnes de numéro d’ordre, de sujet) les réponses (à une colonne un participant) correspondant à chaque sujet l’avis d’un des participants.

Le planning

C’est un outil organisé autour de la notion de temps selon les deux analyses possibles : Instant, Durée. D’une manière conventionnelle, c’est un vecteur traduit par une flèche assortie d’un trait qui marque un point de la flèche ou d’un rectangle qui marque la durée en utilisant une échelle correspondant au besoin en terme de temps.

Le graphique

C’est la traduction visuelle d’un ensembles d’information (données). La courbe est le premier élément de la famille des graphiques qui sont infinis et peuvent être simples ou complexes.

Le schéma

C’est la représentation sur deux dimensions de processus ou méthodes ou relations entre différentes entités techniques, humaines ou autres (toutes formes). Un schéma n’intègre pas en général la notion de temps de façon détaillé.

Ci-dessous un schéma repris pour l’exemple :

La photo ou autre illustration

Dans un monde ou le multimédia se développe de façon importante, de nombreuses formes de supports d'information, qui seront nouvelles, vont naître.

Il convient donc de retenir que la forme d'un outil n'est pas limitée aux formes existantes et de confirmer qu'un outil peut être fait à partir d'un support quelconque et permet, cependant, d'assister la fonction du manager et de son équipe.