A l'origine, un outil est un instrument utilisé par une personne de façon directe ou au moyen d'une machine afin d'exercer une action le plus souvent mécanique sur un élément à traiter (matière brut, objet fini ou semi-fini, être vivant, etc.) Il améliore fortement l'efficacité des actions entreprises ou donne accès à des actions impossibles ou très difficilement réalisables.

Un outil ou une procédure

S'il s'agit d'un moyen essentiellement intellectuel pour atteindre ce résultat, il convient, dans ce cas, de parler de moyen ou de procédure, ce qui se traduit par un ensemble d'éléments ou règles, par exemple, la procédure de recrutement.

Un outil virtuel

Par extension, le terme outil peut s'appliquer à des outils virtuels qui contribuent à la réalisation d'une tâche ou d'un travail :

• on appelle outil informatique, les applications d'envergure limitée à une tâche spécifique,
• et outil d'organisation ou de gestion : les schémas, supports, méthodes, procédures, rapports, documents ou imprimés, etc.

Les outils d'organisation, de direction, de communication

Ces outils virtuels, classés par grandes familles, pemettent de gérer la plupart des relations humaines de nature professionnelle. Ils comprennent :

• des outils d'organisation, de suivi,
• des outils d'analyse,
• des outils de présentation, de synthèse,
• des outils de transcription ou d'enregistrement.

Ils sont destinés à faciliter l'organisation, la direction, la participation, la compréhension, la communication des membres d'une équipes au sein de celles-ci.

Des outils personnels

Ils peuvent aussi être utilisés, pour nombre d'entre eux, le plus souvent comme moyen individuel de gestion lorsque l'on a besoin d’avoir personnellement des actions suivies et gérées :

• une check-list ou un planning sont des outils au même sens qu'un tournevis ou une clef à molette.

REMARQUE : La qualité du résultat est liée pour les outils virtuels comme pour les outils physiques à la qualité de ceux qui les utilisent. Dans le cas des outils d'artisan, par exemple, la qualité du réalisateur est liée à la capacité du fabricant "artisan". Il en est de même dans le cas d'outils virtuels dont la qualité est liée de la même façon à l'utilisation bonne ou mauvaise faite par une personne donnée.