La découverte
*Qu'est-ce « qu'observer » en négociation ? Dans quel but ?
Dans cette initiation à la négociation des achats nous sensibiliserons simplement l'acheteur sur l'empathie et la nécessité de comprendre la typologie de la personnalité de son interlocuteur partenaire Fournisseur , afin de communiquer avec lui de manière appropriée .
Notion de synchronisation sur le vocabulaire (PNL[1])
Adaptation et interprétation de la gestuelle de la posture.
Privilégier La notion de Besoin coté Acheteur comme côté Fournisseur
La détermination des besoins est une manière positive d'exprimer le contenu de la demande d'Achat côté Acheteur et idem côté Fournisseur
Ne pas s'adresser au fournisseur en prononçant le mot « problème »
Exemple :
ne pas dire : Nous avons un gros problème de délai avec vous ....
Dire plutôt : Nous souhaitons passer le délai d'approvisionnement à 10J
Notre règle sera la positive attitude ainsi nos réparties ou reformulations consisteront à transformer la demande d'achat en besoin.
Dans la négociation d'achat les besoins sont le plus souvent
Techniques : résumés dans le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) et dans le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP)
Logistiques : opérations liées au transport et aux manutentions
Commerciaux : négociation des prix et des conditions financières (Point délicat à la fin)
Qu'appelle-t-on « besoins techniques ou explicites » ?
Les besoins techniques sont ceux de la demande d'achat rassemblés dans le cahier des charges déjà cité et explicite (CCTP) complété par les éléments administratifs à savoir les conditions de paiement les garanties etc...(CCAP)
Exemple : CCTP
10 Madriers sapin de Pays section 80x200 longueur 4,50m
85 Panneaux de particules bois épaisseur 22mm format 3,10x1,50
Exemple : CCAP
Les conditions de paiement
Qu'appelle-t-on « besoins psychologiques ou implicites » ?
Les besoins psychologiques sont plus délicats et doivent être gérés lors des échanges il s'agit côté fournisseur comme côté acheteur des doutes ou interrogations en cours de négociation correspondant aux désirs personnels, aux stratégies de réflexions encore intériorisées...
Exemple :
« Le fournisseur à besoin d'être rassuré sur la solvabilité de l'entreprise ou à l'inverse l'acheteur à peur de ne pas être livré en raison des conflits sociaux du fournisseur.
La manière d'aborder ces besoins est parfois complexe et fait appel au professionnalisme des négociateurs »
Pouvez-vous rappeler les règles d'une bonne écoute en négociation ?
Tout au long de l'entretien l'acheteur devra contrôler son niveau d'écoute active, cette disposition d'écoute doit être optimale (notion de conscience externe) L'élément à contrôler est le dialogue interne souvent perturbant car se parler à soi même en cours d'entretien est un frein à l'écoute très négatif.
Pour y parvenir la prise de note et la reformulation sont au cœur de la démarche.
Si l'écoute n'est pas la qualité première du vendeur, l'acheteur sera rigoureux dans cette phase pour gérer les débriefings en cours d'entretien et surtout garder une traçabilité des échanges et le pilotage des réunions d'achats.
Afin de préparer sa négociation d'achats avec efficacité et s'appuyer sur des arguments clés destinés au fournisseur l'Acheteur peut préparer et s'aider d'un Argumentaire selon la méthode dénommée CAP/SONCAS (Cet argumentaire répandu chez les commerciaux peut s'avérer un outil intéressant pour négocier)
Pour l'acheteur cette méthode consiste à transformer les Caractéristiques de la Demande d'achat en avantages pour le Fournisseur de façon à attirer son intérêt sur tel ou tel critères. Car il est bon de rappeler que si l'acheteur dispose d'un pouvoir d'acheter ou ne pas acheter il y a des circonstances ou l'acheteur est en position de faiblesse face à un fournisseur peu décidé à conclure un contrat avec lui en raison de quantité insuffisante à ses yeux ou de stratégie de distribution en faveur de concurrent par exemple.
Préparation d'un Argumentaire
Questionner pour confirmer les informations connues et en découvrir de nouvelles.
Fondamental :
La phase de questionnement est primordiale c'est cette étape qui démontrera votre crédibilité,votre maîtrise du dossier et votre professionnalisme d'acheteur.
« En négociation nous sommes plus remarqués par la qualité des questions posées que par les réponses apportées »
De multiples formes de questions
Elles sont autant d'outils pour négocier, que de subtilités en voici quelques exemples :
Les questions ouvertes
Ce type de question à pour objectif de faire dire... faire exprimer un développement par le
Fournisseur
Exemple :
« Quels sont les atouts de votre entreprise ? »
« Pourquoi souhaitez vous travailler avec nous ? »
« Comment êtes vous intéressé (e) au résultat commerciaux ? »
Les questions fermées
Ce type de question très utile permet par exemple de faire dire oui de façon à valider les points négociés au fur et à mesure du déroulement de l'entretien
D'une manière générale elle engendre une réponse courte et précise
(Assez subtile avec un fournisseur bavard)
Exemple :
«Nous retenons une livraison par semaine ? »
«Votre composant réf 627 est bien homologué ? »
« Ce planning des livraisons vous convient ? »
Les questions alternatives
Ce Type de question est plutôt dans la catégorie des questions fermées dont l'avantage est presque de fournir la réponse dans la question... elle est souvent utilisée par les commerciaux pour obtenir un RDV auprès de l'acheteur ou un choix de produit .
Elle précède fréquemment la question suggestive permettent de susciter un accord.
Exemple :
« Vous pouvez m'apporter l'échantillon Lundi ou mardi ? (Question alternative) si je vous dis Mardi 10h30 c'est bon pour vous ? (Question suggestive) cet enchaînement dirige le débat et permet à l'acheteur de garder le pilotage de la négociation avec « assertivité » c'est à dire influencer sans agresser.
« Nous partons sur un paiement comptant avec remise 3% ou 30j le 10 ? » suivi ou non par une question suggestive
les questions clés
Ces questions sont tout simplement les questions relatives à l'objet de la négociation à l'ordre du jour ce sont les points à aborder ou à négocier (PN[2]) selon notre stratégie d'acheteur ; cependant elle peuvent concerner des questions qui selon notre expertise seront abordées par le fournisseur (PNA[3]) points négociables anticipés.
Dans les achats industriels ces questions peuvent être hiérarchisées au moment de la préparation c'est d'ailleurs à ce stade qu'on apprécie la performance de l'acheteur
Questions d'ordre Techniques (cahier des charges)
Questions d'ordre Logistiques (Transport manutention)
Questions d'ordre commerciales ( Prix ,conditions de remise, paiement)
Les questions suggestives
Comme nous l'avons présenté précédemment cette forme de question permet de diriger le fournisseur vers la réponse souhaitée ou attendue par l'acheteur ? Cette pratique doit être modérée et utilisée avec modération à bon escient dans l’enchaînement d'une question alternative.(Cf paragraphe Question fermées)
Exemple :
« Vous m'appelez lundi d'accord ? »
« Nous partons sur un premier camion Franco de port ? »
