Excel permet d’ajouter des sous-totaux à des séries de nombres, en effectuant des regroupements suivant une colonne donnée.
Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut un tableau de données organisé en colonnes : le tableau suivant recense des ventes de produits à des clients dont on connaît, en particulier, le pays d’origine.
Figure 102 : Tableau des commandes.
On souhaite obtenir le chiffre d’affaires réalisé par pays, c'est-à-dire la somme de tous les montants par pays. Il faudra, au préalable, trier les données par pays, autrement dit, suivant la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer le regroupement
Sélectionner n’importe quelle cellule du tableau ;
trier par pays croissant ;
aller dans le menu «Données / Sous-totaux…» : Excel étend votre sélection à tout le tableau, et la fenêtre ci-dessous apparaît.
Figure 103 : Sous total.
Il faut choisir dans la première liste le pays ;
dans la deuxième liste, sélectionner la fonction somme ;
dans la troisième liste, il faut choisir le(s) champ(s) (colonne(s)) sur lequel(s) porte(nt) la fonction : ici, le CA Année uniquement.
On obtient le tableau suivant :
Figure 104 : Tableau avec les sous-totaux intégrés.
Le tableau ainsi présenté ne peut plus être trié ou filtré, pour revenir à l’affichage initial, il faut supprimer les sous-totaux en réaffichant la fenêtre «» et en cliquant sur «».
Dans ce tableau, notez que la cellule F16, qui affiche le chiffre d’affaires pour le Brésil, contient la formule suivante : =SOUS.TOTAL(9;F13:F17).
Cette fonction utilise deux paramètres : le premier argument correspond à un numéro de fonction à utiliser pour la synthèse, le second, la plage de cellules dont on fait la synthèse : il aurait été possible d’écrire la fonction directement, mais sans avoir les fonctionnalités modifiant l’affichage.
