Pour être déductible, la charge doit pouvoir être prouvée par un document,

le plus souvent une facture lorsqu’il s’agit d’achats de biens ou de prestations. Mais cela peut être aussi un relevé bancaire pour tous les frais facturés par une banque par exemple.

En principe, c’est le montant hors taxe qui est déductible.

Mais si les conditions de déductibilité de la TVA ne sont pas remplies, c'est alors le montant TTC qui constitue la charge déductible.
D’autre part, pour que la charge soit déductible au titre d'un exercice, il faut qu'elle soit rattachée à cet exercice. Ainsi, un achat de matières premières ou de marchandises ne peut être déductible que si la livraison est effectivement  réalisée avant la fin de l'exercice (dans le cas d’un achat condition arrivée).

Par contre, pour les prestations de service, il faut distinguer :

• les prestations ponctuelles qui sont déductibles dès lors qu’elles sont intégralement exécutées durant l’exercice ;
• les prestations discontinues et continues pour lesquelles on retient seulement la part effectivement utilisée durant l’exercice comme étant déductible.