Un texte est saisi au clavier. Word distingue caractères, mots, paragraphes et pages. Un mot est composé de plusieurs caractères. Le mot est délimité par un espace ou un symbole de ponctuation. Un paragraphe est un ensemble de mots délimité par une marque de fin de paragraphe. Cette marque n’est jamais imprimée, mais elle peut être visualisée en activant l’affichage des caractères non imprimables :

Le symbole de fin de paragraphe est

L'appui sur la touche "Entrée" permet de revenir à la ligne et de marquer la fin d'un paragraphe.

Il est important de connaître ces notions car elles conditionnent les actions de mise en forme du document.

Les caractères, mots ou paragraphes peuvent être "mis en forme", c’est-à-dire que la forme (police ou fonte) du caractère, son épaisseur, sa couleur… peuvent être changés.

De plus, sur les paragraphes, il est possible de choisir le retrait, l'espace entre les lignes, la mise en colonnes, l'alignement…

Les textes peuvent être agrémentés de tableaux, d'images, de dessins, ou d'objets en provenance d'autres applications.

Enfin, la puissance de l’application réside dans toute une série de fonctionnalités permettant d'automatiser certaines tâches :

• numérotation des pages ;
• mise en forme des textes en fonction du contenu (CV ou lettre par exemple) ;
• correction de l'orthographe et de la grammaire ;
• création de table des matières, table des index des figures, bibliographie ;
• publipostage ;
• édition d'enveloppes, d'étiquettes ;
• gestion de grands documents.