Selon la définition donnée par les concepteurs de MS Office, une barre d'outils est "un ensemble personnalisable de boutons et des listes déroulantes, situé sous la barre de menus d'une application Office" - en l'espèce Word.

Ces boutons ont le plus souvent des équivalents dans les commandes des menus des applications, les plus fréquemment utilisés possèdent également des raccourcis-clavier. Leur existance sous forme de bouton est justifié par le fait qu'ils sont tout simplement plus faciles à mémoriser pour l'utilisateur. De plus, l'évènement attendu se déclenche par un simple clic sur le bouton approprié.

Ainsi par exemple, l'ouverture d'un fichier peut etre déclanchée :

• soit par un clic sur le bouton dans la barre d'outils Standard ;
• soit par le passage par le menu Fichier-Ouvrir :

 

• soit encore par la combinaison de touches Ctrl+O.
  Comme il a été précisé plus haut, ces barres sont entièrement personnalisalisables, quant à leur nombre - on peut en faire apparaitre bien plus que les deux apparaissant par défaut dès l'installation de logiciel - mais aussi quant au contenu.

  Il vous est tout à fait possible d'ajouter des boutons appartenant en principe à d'autre(s) barre(s), nous en verrons une illustration pratique au moment des macros Word.

  Sachez qu'un clic droit dans toute la zone Barre de Menus / Barres d'Outils fait apparaître un menu contextuel, menu dans lequel il vous suffit de cliquer sur le nom d'une des barres d'outils disponibles pour que celle-ci soit immédiatement affichée.