Le contrôle du compte « Caisse » présente un intérêt tout particulier, pour plusieurs raisons.

Ainsi, selon le Mémento Pratique Comptable Francis Lefèbvre :

« L’existence d’un solde de caisse créditeur constitue une présomption d’irrégularité de la comptabilité. En effet, d’une caisse ne peut sortir plus qu’il n’est entré.

Cependant, ce solde créditeur s’explique dans certains cas, dans les entreprises de caractère personnel ou familial, par le fait qu’une distinction n’est pas toujours correctement faite entre le patrimoine de l’entreprise et le patrimoine privé de l’exploitant ou entrepreneur individuel.

Les conséquences peuvent être graves sur le plan social : une comptabilité présentant une caisse créditrice ne peut être « régulière et sincère ».

Lorsque cette anomalie apparaît lors des contrôles, il est nécessaire d’en rechercher les causes à l’aide des pièces justificatives, afin de pouvoir rectifier le solde de la caisse ; si les causes ne peuvent en être trouvées, la comptabilité perd sa force probante.

Il est souhaitable que les opérations de trésorerie fassent l’objet d’une organisation propre à assurer une bonne gestion et un respect de la légalité.

Ainsi, le budget de trésorerie (ou prévisions de trésorerie) permet d’harmoniser à l’avance les recettes et les dépenses afin d’avoir toujours les disponibilités suffisantes pour faire face aux engagements et de prévoir l’utilisation des disponibilités inemployées. Il s’agit de réaliser une bonne gestion de trésorerie

Pour toutes les opérations financières et afin de garantir un contrôle efficace des fonds reçus et utilisés, il est très important que les fonctions d’encaissement et de paiement (trésorier) et les fonctions d’établissement des documents comptables (comptable) soient nettement séparées. Elles doivent être réalisées par des personnes différentes qu’elle que soit l’entité économique (entreprise, association, …).

Pour le contrôle des fonds décaissés, les personnes qui préparent les chèques et qui ont accès aux formulaires en blanc ne doivent pas intervenir dans la fonction d’encaissement.

Les chèques ne doivent être signés par la ou les personnes responsables qu’au vu des documents justificatifs originaux qui doivent être annulés par tout moyen comme par exemple l’apposition d’un tampon « payé » avec le moyen de paiement et la date. D’une manière générale, la signature de chèques en blanc est à proscrire.

Les paiements par caisse doivent faire l’objet de pièces justificatives.

Afin de protéger les disponibilités contre le vol, l’entreprise doit s’assurer que les formules de chèques à utiliser sont enfermées dans une armoire ou un coffre. Le montant des espèces détenues ne doit pas dépasser le montant assuré en cas de vol.