Les encaissements et décaissements en espèces doivent faire l’objet de pièces justificatives : les pièces de caisse « recettes » et les pièces de caisse « dépenses ».

Les commerçants détaillants et les grandes surfaces commerciales établissent, le plus souvent en fin de journée, une situation de caisse c’est à dire un décompte de billets et de pièces ainsi qu'un décompte des chèques reçus et des règlements par cartes bancaires.

Pour les encaissements en espèces, un contrôle est effectué, par rapprochement de la situation de caisse obtenue à l’aide des documents de caisse (bandes de tickets des caisses enregistreuses) et l’avoir réellement disponible (billets et pièces).

Les montants des mouvements de fonds en espèces sont limités en raison des risques de vol ou pour des raisons règlementaires :